ÖNÉLETRAJZOK KEZELÉSÉRE VONATKOZÓ ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
A KEROX Ipari és Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 2038 Sóskút, Kerox utca 1.; cégjegyzékszám: 13 09 067537; e-mail cím: allas@kerox.net; telefonszám: +36 23 560 700; továbbiakban: Kerox Kft) mint Adatkezelő a jelen adatkezelési tájékoztatóban foglalt rendelkezések szerint kezeli az Ön önéletrajzát (Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (továbbiakban: GDPR) alapján), amelyet Ön az allas@kerox.net e-mail címre küldött meg, vagy postai úton a Kerox Kft részére 2038 Sóskút, Kerox utca 1. címre küldött levélben juttatott el, vagy személyesen adott át a Kerox Kft valamely munkatársának, továbbá abban az esetben, amennyiben önéletrajza munkaerő-közvetítőn keresztül érkezett a Kerox Kft-hez.
- Az adatkezelő és az adatkezelésre jogosult személyek, adatvédelmi tisztviselő és a kezelt adatok köre
Az önéletrajza elküldése során megadott személyes adatok kezelésére a KEROX Ipari és Kereskedelmi Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 2038 Sóskút, Kerox utca 1.; cégjegyzékszám: 13 09 067537), mint Adatkezelő (a továbbiakban: Adatkezelő) jogosult.
Adatkezelőnél az Ön személyes adataihoz a következő személyek jogosultak hozzáférni:
- Adatkezelő vezető tisztségviselői.
- Adatkezelő HR Csoportjának toborzással és kiválasztással foglalkozó munkatársai, illetve megbízott külsős partnerei (részletesen lásd később).
- Kiválasztás során a pozíciót hirdető szervezeti egység vezetője.
- Sikeres munkaviszony létesítés esetén Adatkezelő munkaügyekkel foglalkozó munkatársai, a leendő közvetlen felettese.
A Kerox Kft adatvédelmi tisztviselőt nevezett ki, neve: Sillinger Annamária, levelezési cím: 1027 Budapest, Medve u. 25-29.
Adatkezelő kizárólag a jelentkezők adatait, a jelentkezők önéletrajzában feltüntetésre került személyes adatokat (pl. név, e-mail cím, telefonszám, iskolai végzettségre vonatkozó adatok egyéb szaktudásra vonatkozó információ) és szükség esetén a kiválasztás keretén belül kitöltött teszt eredményét és a Kerox Kft adatkezelésért felelős munkavállalói által a jelölt kapcsán elkészített jegyzeteit (ideértve a jelölt volt munkáltatói által adott visszajelzéseket) kezeli.
A Kerox Kft munkaviszony létesítés esetén kezeli a munkakörre való – orvosi és esetlegesen pszichológiai – alkalmasság (ideiglenes alkalmasság, alkalmatlanság) tényét.
2. Az adatkezelés célja és jogalapja
Adatkezelő az önéletrajza megküldése során megadott személyes adatok kezelésére a meghirdetett pozíció betöltése és a pozícióra megfelelő jelölt kiválasztása, illetve a kiválasztott jelölttel munkaviszony létesítése céljából kerül sor és az alábbi jogcímeken történhet:
- Az adatkezelés jogalapja Adatkezelőhöz közvetlenül történő jelentkezés esetén az Ön hozzájárulása, amelyet az önéletrajza elektronikus vagy postai úton történő megküldésével vagy személyes átadásával ad meg (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont).
- Munkaerő közvetítő által a Kerox Kft. részére megküldött jelentkezések esetén az adatkezelés jogalapja, hogy az adatkezelés az érintettel megkötésre kerülő munkaszerződés létesítéséhez vagy a munkaszerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont).
- A munkaviszony létesítésével összefüggésben az adatkezelés számos esetben az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges – ideértve a Kerox Kft által tett hatósági bejelentéseket és a munkavállaló adott munkakörre való alkalmasságának tényét.
Adatkezelő egyetlen, a személyes adatok különleges kategóriáiba tartozó adat megadására sem kötelezheti a jelöltet.
Amennyiben az érintett a kiválasztással vagy a munkaviszony létesítéssel összefüggően a személyes adatok különleges kategóriáiba tartozó adatot saját döntése alapján ad meg Adatkezelő részére, (például vallási vagy világnézeti meggyőződésre vonatkozó adatok) akkor Adatkezelő azt legfeljebb annyiban kezelheti, amennyiben az a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése szempontjából lényeges; minden más adatot a döntéshozatal során figyelmen kívül kell hagyni.
Az adatkezelésre vonatkozó tájékoztató Adatkezelő által feladott álláshirdetés esetén az álláshirdetés online felületén elhelyezett linken keresztül érhető el.
3. Adatkezelés címzettjei
A toborzási folyamat, kiválasztás és munkaviszony-létesítés során a következő címzettek számára továbbíthat Adatkezelő személyes adatot:
- közvetítő cég és/vagy toborzó munkatárs
- kompetenciateszt elvégzéséért felelős szolgáltató
- bérszámfejtő rendszert szolgáltató vállalkozás
- egészségügyi alkalmassági vizsgálatot végző orvos
- kiválasztás során a pozíciót hirdető szervezeti egység vezetője.
Az önéletrajz honlapon történő megküldése során a honlapot kezelő személyek a személyes adatokhoz nem férnek hozzá. A honlapon megadott kapcsolati e-mail címre érkező leveleket Adatkezelő HR szervezete kezeli az itt leírt eljárás szerint.
Az önéletrajzok kezelése során megadott személyes adatokat a Kerox Kft az itt megnevezett személyeken, szervezeteken kívül további személy részére nem adja át vagy továbbítja.
4. Az adatkezelés időtartama
Adatkezelő az érintett adatait elsősorban a megfelelő jelölt kiválasztásáig és a pozíció stabil betöltéséig, de legkésőbb a munkaszerződés megkötését követő 3 hónap elteltéig kezeli.
Adatkezelő a jelölt által a volt munkáltatói megkeresés kapcsán megadott személyes adatokat (kapcsolattartó neve, telefonszáma, e-mail címe) kizárólag a kiválasztási folyamat eredményes lefolytatása céljából kezelheti.
Adatkezelő a jelölt által megküldött önéletrajzot, illetve az abban szereplő személyes adatokat erre irányuló kérés esetén legfeljebb 3 munkanapon belül törli. Az önéletrajzban szereplő személyes adatok törlésére vonatkozó kérelmet elektronikus úton az allas@kerox.net e-mail címre küldött e-mailben vagy postai úton a Kerox Kft. részére a 2038 Sóskút, Kerox utca 1. címre küldött levélben lehet kérni.
5. Az adatkezeléssel összefüggő egyéb lényeges körülmények
- A toborzási és felvételi folyamat során követendő eljárás:
- A HR toborzást végző munkatársa átnézi a toborzás eredményeként beérkező jelentkezéseket:
- ha megállapítható, hogy nem megfelelő a jelölt –> értesíti a jelentkezőt (állásportált, közvetítőt) és haladéktalanul törli rendszeréből a személyes adatot.
- ha megfelelő a jelölt a pozícióra –> továbbítja a HR és a szakmai terület vezetőjének, majd a vezető tisztségviselőnek, valamint szükség esetén a kompetenciateszt elvégzését koordináló szakmai szolgáltatónak.
- A HR csoport illetékes munkatársa behívja interjúra a jelöltet:
- ha kiválasztásra kerül: munkaszerződés előkészítése és egyeztetés a leendő munkavállalóval –> egyeztetés az üzemorvossal.
- amennyiben nem kerül kiválasztásra: a jelölt anyaga megőrzésre kerül ugyanazon pozícióra 3 hónapig –> ezt követően törlésre kerül.
6. Az adatkezelési tájékoztató módosítása
A Kerox Kft. a jelen adatkezelési tájékoztatót bármikor módosíthatja.
Az Ön személyes adatai kezelésre vonatkozóan az álláshirdetésben megjelenő linken elérhető adatkezelési tájékoztató irányadó.
7. Az Ön adatkezeléssel kapcsolatos jogai
Az önéletrajzában megadott személyes adatai kezelésével kapcsolatosan jogosult a következő jogokat gyakorolni: hozzáféréshez való jog, helyesbítéshez való jog, törléshez való jog, illetve adatkezelés korlátozásához való jog.
8. Lehetséges eljárás jogsértés esetén
Személyes adatai kezelése során történő jogsértés esetén:
- felveheti a kapcsolatot a Kerox Kft-vel a web@kerox.net e-mail címen vagy a +36 23 560 700 telefonszámon;
- panaszt nyújthat be a hatósághoz (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9., e-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu, telefonszám: +36 (1) 391-1400); vagy
- bírósághoz fordulhat.
Jelen adatkezelési tájékoztató 2020. december 1. napjától hatályos.